La gestione delle note spese con procedura informatica

Con la risoluzione n.96/E del 21/07/2017, l’Agenzia delle Entrate ha confermato la possibilità per le aziende di presentare e conservare note spese in formato digitale. Partendo da un quesito posto da un distributore di un’applicazione per la memorizzazione delle note spese in formato digitale, l’Agenzia delle Entrate ha approfondito il tema della legittimità della memorizzazione e conservazione digitale di documenti fiscali come le note spese. 

L’agenzia delle Entrate ha chiarito che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Se i documenti informatici rispettano queste tre caratteristiche, allora possono sostituire i documenti analogici, e essere emessi tramite una procedura dematerializzata. Ovviamente devono essere presenti tutti gli altri requisiti richiesti dalla legge per la deducibilità delle note spese, ossia l’inerenza, la competenza e la congruità, oltre al rispetto degli obblighi di esibizione.

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti giustificativi di spesa, solitamente essi trovano corrispondenza nella contabilità di cedenti o prestatori. Sono quindi dei documenti analogici originali ma non unici, e quindi possono essere conservati digitalmente senza l’attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale. Se invece il giustificativo non consente di risalire al suo contenuto attraverso le scritture contabili, e sia quindi un documento analogico originale unico, allora per la conservazione elettronica dello stesso è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale. Stessa cosa vale per i giustificativi emesse da soggetti economici esteri di Paesi extra UE. 

X